Cách viết email từ chối phỏng vấn lịch sự và tinh tế

Nếu bạn đang tìm hiểu về cách viết email từ chối phỏng vấn, phải chăng sau khi nộp đơn xin việc, bạn đã trúng tuyển một công việc khác hoặc nhận ra rằng vị trí đó không còn phù hợp với bạn nữa? 

Khi nhà tuyển dụng liên hệ với bạn về lịch phỏng vấn, nếu bạn không còn hứng thú nữa, hãy từ chối một cách lịch sự và kịp thời để tiếp kiệm thời gian cho hai bên. Cách đơn giản nhất để từ chối một cuộc phỏng vấn là qua email và dưới đây là cách giúp bạn làm điều đó mà không khiến nhà tuyển dụng nhanh ở Đà Nẵng, Hà Nội hay TPHCM thất vọng. 

Phản hồi nhanh chóng

Bạn cần phải thông báo về quyết định cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Không ai thích bị hủy hẹn vào phút cuối, cũng như bị ứng viên phớt lờ thư mời phỏng vấn. Hãy tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng cũng như cơ hội của các ứng viên khác, bởi việc bạn từ chối phỏng vấn có thể là “tin vui” cho một người khác có quan tâm đến vị trí này. Hầu hết nhà tuyển dụng sẽ vui vẻ bỏ qua và biết ơn vì bạn đã nhanh chóng thông báo để họ kịp có thể kịp thời xử lý. 

Giữ phép lịch sự

Email từ chối phỏng vấn cũng cần được viết với văn phong chuyên nghiệp, lịch sự. Với tư cách một ứng viên, bạn nên để lại ấn tượng tốt và đảm bảo rằng nhà tuyển dụng không có nhiều cảm xúc tiêu cực khi bị từ chối. Thậm chí, bạn cần xin lỗi nhà tuyển dụng vì đã có thể họ đã rất vất vả để lựa chọn CV, chuẩn bị cho buổi phỏng vấn và bây giờ họ sẽ phải làm lại tất cả từ đầu. 

Tuy bạn không quan tâm đến vị trí cụ thể này tại thời điểm này, vẫn có khả năng bạn muốn nhắm tới một vị trí tốt hơn tại công ty đó trong tương lai. Sẽ rất “éo le” khi lúc ấy tất cả những gì nhà tuyển dụng nhớ ở bạn chỉ là “À đây là ứng viên hồi trước hủy phỏng vấn mà chỉ nhắn mỗi một câu ngắn cũn”. Hơn nữa, tiếng xấu đồn xa. Nhà tuyển dụng ở một số công ty khác có thể nghe được về trường hợp của bạn và đưa bạn vào “danh sách đen” ảnh hưởng đến quá trình tìm việc sau này. 

Nội dung đơn giản, súc tích

Mục đích của email là để báo cho nhà tuyển dụng biết rằng kế hoạch của bạn đã thay đổi để họ có thể cân nhắc một ứng viên khác. Bạn cần thể hiện rõ ràng là mình đang từ chối nhưng không cần phải cung cấp lý do cụ thể khiến bạn không còn hứng thú.  

Đừng đưa ra lý do quá thẳng thắn hoặc nhạy cảm có thể khiến bạn trông thật thô lỗ, thiếu tinh tế, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn trong tương lai như vị trí này không xứng với khả năng của bạn, bạn nghe nhiều đánh giá không tốt về môi trường công ty hoặc không hài lòng với quy trình tuyển dụng hoặc thái độ của nhân viên nhân sự… 

Nếu bạn đã quyết định chấp nhận lời đề nghị làm việc với một công ty khác, bạn có thể ghi ra lý do này. Để an toàn hơn, bạn có thể viết vì lý do cá nhân hoặc định hướng nghề nghiệp, kế hoạch ngắn/dài của bạn đã thay đổi. 

Mẫu email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề email: Tốt nhất là bạn nên phản hồi ngay tại email nhà tuyển dụng gửi cho bạn trước đó để họ dễ dàng theo dõi hơn. Hoặc nếu soạn thư mới thì có thể để tiêu đề là [Từ chối phỏng vấn Vị trí - Họ tên của bạn].

Nội dung email: Nội dung cơ bản cần bao gồm lời chào, lời cảm ơn, xác nhận không tham gia phỏng vấn, lời chúc, thông tin liên lạc. 

Để hiểu rõ hơn, hãy tham khảo mẫu email từ chối sau đây. 

Kính gửi [Tên nhân viên nhân sự đã gửi email cho bạn],

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn công ty đã trao cho tôi cơ hội được tham gia buổi phỏng vấn cho [vị trí ứng tuyển].

Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tháng… năm …, và xin phép dừng ứng tuyển vị trí này.

Tôi rất xin lỗi và biết ơn anh (chị) và quý công ty vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Xin chúc anh (chị) sớm tìm được ứng viên phù hợp và chúc công ty ngày càng thành công!

Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]

Cách bạn xử lý các tình huống khó khăn là minh chứng cho tính cách của bạn. Hãy đặt mình vào vị trí của nhà tuyển dụng và để điều đó dẫn dắt các quyết định của bạn. Bạn muốn nhận một email từ chối phỏng vấn như thế nào? 
Hà Phương
 

Bình luận